Was Sie über E-Invoicing wissen sollten

Eine elektronische Rechnung wird vollständig digital erstellt, übermittelt und empfangen. Man unterscheidet zwischen

• Strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
• Unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-, TIF-, JPEG- oder Word-Format oder als E-Mail-Text)
• Hybride Datenformate (z.B. ZUGFeRD oder Factur-X)

Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden, z. B. per E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computerfax, Faxserver, Web-Download, Peppol oder Webservice. Eingescannte Papierdokumente, die in ein elektronisches Format umgewandelt werden, gelten jedoch nicht als elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Eine digitale Papierrechnung auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden, nur um sie vom Empfänger wieder digitalisieren zu lassen, ist ineffizient, teuer und umweltschädlich. Die Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung seit dem 1. Juli 2011 ermöglicht es, Rechnungen auch ohne elektronische Signatur zu versenden, z.B. per einfacher E-Mail.

Die europäische Richtlinie 2014/55/EU hat die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend eingeführt. Der deutsche Gesetzgeber definiert in § 4a Abs. 2 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

• sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
• dieses Format die maschinelle und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da PDF-Dateien lediglich ein Abbild der Rechnung enthalten, das nicht maschinell verarbeitet werden kann. Empfänger erwarten daher elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format, das automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann.

Strukturierte und hybride Rechnungsformate

Strukturierte Rechnungsformate, wie z.B. EDI-Daten (Electronic Data Interchange), bestehen aus reinen maschinenlesbaren Daten, die speziell für die elektronische Übertragung und maschinelle Verarbeitung entwickelt wurden. Diese Formate sind für Menschen nicht lesbar und müssen für die interne Prüfung, Freigabe und Archivierung in eine visuell verständliche Form gebracht werden.

Hybride Rechnungsformate kombinieren die Vorteile strukturierter maschinenlesbarer Formate mit einer für Menschen lesbaren Darstellung. Ein bekanntes Beispiel ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder das europäische Pendant Factur-X. Technisch wird dies durch die Einbettung eines strukturierten XML-Datensatzes in eine PDF-Datei erreicht. Damit kann der Empfänger die Rechnung sowohl automatisiert verarbeiten als auch manuell prüfen.

"Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung." Dieses Zitat des griechischen Philosophen Heraklit trifft auch auf das E-Invoicing zu. Dabei stellt sich nicht die Frage des "Ob", sondern des "Wann" die elektronische Rechnungsstellung die Papierrechnung endgültig ablösen wird.

Die Entwicklung ist klar: Die Europäische Kommission hat bereits entscheidende Maßnahmen ergriffen, um den Übergang zu beschleunigen, indem sie die elektronische Rechnungsstellung schrittweise zur Pflicht macht. In Deutschland erstellen bereits 72 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital – ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu 65 Prozent im Jahr 2020 und nur 41 Prozent vor sechs Jahren. Neben der Nutzung unstrukturierter PDF-Rechnungen, die nur schwer in digitale Prozesse integriert werden können, setzen immer mehr Unternehmen auf strukturierte Formate. Der Anteil der Unternehmen, die E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung nutzen, liegt mittlerweile bei 45 Prozent. Zum Vergleich: Vor zwei Jahren waren es noch 30 Prozent und 2018 lediglich 19 Prozent.¹

Deutschland gehört nicht zu den Vorreitern in der elektronischen Rechnungsstellung. Tatsächlich sind südeuropäische Länder wie Italien, Spanien und Kroatien sowie Ungarn und Skandinavien bei der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU weiter fortgeschritten. Dennoch hat sich die ​​​​​​​ elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland seit 2020 und 2021 zunehmend etabliert. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet, was einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung für die deutsche Wirtschaft darstellt.

¹ Bitkom-Studie 2022: Rechnungen werden digitaler, aber Belege kommen oft noch auf Papier | Presseinformation | Bitkom e. V.

Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing: Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist trivial:

Die Regierungen suchen verstärkt nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen und mehr von der erwarteten Mehrwertsteuer einzunehmen.

Der Bericht 2023 analysiert die Mehrwertsteuerlücken (VAT-Gap-Report) in den 27 EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2021. Insgesamt verloren die 27 Mitgliedstaaten rund 61 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer, was einen deutlichen Rückgang gegenüber den 99 Milliarden Euro im Jahr 2020 darstellt. Der Bericht zeigt eine positive Entwicklung mit einer kontinuierlichen Verringerung der Mehrwertsteuerlücke. Im Jahr 2017 betrug die Lücke 146 Milliarden Euro in 28 Mitgliedstaaten, was 11,9 Prozent entspricht. Im Jahr 2018 sank der Betrag auf 143 Milliarden Euro für 28 Mitgliedstaaten, was 11,2 % entspricht. Im Jahr 2019 betrug der Verlust 140 Milliarden Euro für 28 Mitgliedstaaten, was 10,7 % entspricht. Im Jahr 2020 betrug der Verlust 99 Mrd. Euro für 27 Mitgliedstaaten, was 9,6 % entspricht. Im Jahr 2021 schließlich betrug der Verlust 61 Mrd. EUR für 27 Mitgliedstaaten, was 5,3 % entspricht.

Erstellung und Versand von Papierrechnungen sind hochgradig manuelle und wenig effiziente Unternehmensprozesse. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

Ein digitalisierter Rechnungsausgang durch E-Invoicing optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert die Ökobilanz. Unternehmen können dadurch die Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Der Prozess beim digitalen Rechnungsausgang lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung, Portal und Übergabe/Export.

E-Invoicing ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung.

Der Prozess beim digitalen Rechnungseingang lässt sich vereinfacht in drei Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung und Bearbeitung.

International tätige Unternehmen sehen sich zunehmend gesetzlichen Anforderungen gegenüber, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Da jedoch in jedem Land unterschiedliche rechtliche Regelungen gelten, variiert die Umsetzung. Aktuell gibt es bereits in über 70 Ländern weltweit spezifische E-Invoicing-Vorschriften, und diese Zahl wächst kontinuierlich.

In vielen Ländern führt die Heterogenität der jeweiligen Vorschriften und lokalen Besonderheiten im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung, bezogen auf akkurate und aktuelle Daten, Sicherheitsanforderungen, Systemintegration, Statusmonitoring, Dokumentation usw., zu hoher Komplexität.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Prüfmodellen für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance- und Post-Audit-Modelle.

Post-Audit und Continuous Transaction Controls

In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die die Aufbewahrungsdauer elektronischer Rechnungen für mögliche automatisierte Prüfungen festlegen. In der EU wird derzeit überwiegend das Post-Audit-Verfahren angewendet, bei dem Rechnungen nachträglich überprüft werden. Allerdings wird zunehmend von diesem zeitlich verzögerten Post-Audit-Ansatz abgewichen.

Stattdessen setzt sich ein zentral reguliertes E-Invoicing-Modell durch, das transaktionsbasierte Steuermeldungen und -kontrollen in nahezu Echtzeit ermöglicht. Diese sogenannten Continuous Transaction Controls (CTC) bieten eine effektivere Methode zur Überwachung und Steuerung von Rechnungen.

Continuous Transaction Controls zur Reduzierung der Steuerlücke

Um Steuerbetrug und Steuerflucht entgegenzuwirken und gleichzeitig den Herausforderungen stagnierenden Wirtschaftswachstums, steigender Staatsausgaben und Inflation zu begegnen, wird die Implementierung von Continuous Transaction Controls in der EU immer dringlicher vorangetrieben. Diese Maßnahmen helfen, die Steuerlücke zu verringern und die Effizienz der Steuererhebung zu verbessern.

Internationale Vorschriften ändern sich rasant, und immer mehr Länder fordern die Einführung von E-Invoicing in irgendeiner Form. Die zunehmende Anzahl an Regulierungsdetails und länderspezifischen Anforderungen erhöht die Komplexität des E-Invoicing für global agierende Unternehmen erheblich.

Eine der größten Herausforderungen für international tätige Unternehmen besteht darin, mit den kontinuierlichen regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Unsere Blogs bieten stets aktuelle Informationen zu den Vorschriften in verschiedenen Ländern und helfen Ihnen, die Übersicht zu behalten.

Wenn maximale Kontrolle über Ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse für Sie höchste Priorität hat, ist eine On-Premises-Lösung, die auf Lizenzen basiert, die richtige Wahl. Für maximale Flexibilität und eine schnellere Implementierung empfehlen wir jedoch eine Cloud-Lösung. Diese bietet zudem Vorteile wie einfache Integration und hohe Betriebssicherheit.