Was ist eine EDIFACT-REMADV-Nachricht?
Eine EDIFACT-REMADV-Nachricht (REMittance ADVice bzw. Zahlungsavis) wird vom Kunden verwendet, um seinem Lieferanten am Ende eines EDI-Workflows mitzuteilen, wann und wie viel Geld er für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen überweisen wird oder dass die Überweisung erfolgt ist.
Die REMADV-Nachricht entspricht dem EDI-Nachrichtenstandard UN/EDIFACT und wird in Verbindung mit EDI-INVOIC-Nachrichten verwendet.
Verwendung der EDIFACT-REMADV-Nachricht
Das liefernde Unternehmen würde zunächst eine EDI-Rechnungsnachricht oder mehrere Rechnungsnachrichten an seinen Kunden erstellen. Bei Verwendung von EDIFACT als EDI-Standard wäre dies eine INVOIC-Nachricht.
Eine REMADV-Nachricht ist besonders nützlich, wenn mehrere Rechnungen in einer einzigen Zahlung beglichen werden. Mit einer EDIFACT-REMADV-Nachricht kann der Lieferant diese Informationen nutzen, um mehrere Rechnungen mit einer Zahlung zu verbinden.
Da die Verwendung einer REMADV-Nachricht fakultativ ist, ist sie nicht so häufig wie einige der anderen praktisch obligatorischen Dokumenttypen in einem EDI-Workflow. Diese REMADV-Nachrichten werden in der Regel zwischen größeren Kunden und ihren Lieferanten verschickt, abhängig von deren spezifischen Geschäftspraktiken.
Die EDIFACT-REMADV-Struktur und -Beispiel
Zahlungsavise enthalten verschiedene Daten über die Bezahlung von Waren. Das Zahlungsavis kann sich darüber hinaus auf verschiedene Geschäftsprozesse und die entsprechenden Finanztransaktionen beziehen.
EDI-Zahlungsavise folgen einer festgelegten Struktur von Segmenten und Elementen, die dem EDIFACT-Standard entsprechen. Das kundeneigene ERP-System, wie z. B. SAP, erstellt eine Nachricht mit allen erforderlichen Rechnungsbündelungsinformationen, z. B. in SAP IDoc, die dann in den vom Kunden gewünschten EDI-Standard übersetzt wird. Die EDI-Lösung, die die Konvertierung vornimmt, kann ein EDI Cloud Service oder eine EDI-Lösung für den internen Gebrauch sein.
Eine typische EDIFACT-REMADV-Nachricht enthält:
- Informationen zum Käufer und Verkäufer
- Angaben zur vorherigen Rechnung wie Rechnungsnummer und -betrag
- Gründe für Zu- oder Abschläge und angewandte Rabatte
- Teilzahlungen, die bereits überwiesen wurden oder noch fällig sind, usw.
Verarbeitung der EDIFACT-REMADV-Nachricht
Sobald der Kunde eine INVOIC-Nachricht erhalten hat, prüft sein EDI-System den Inhalt mit den vorhandenen Daten. Wenn die Nachricht syntaktisch korrekt ist, kann das ERP-System die zuvor gespeicherten Angaben mit den neuen Informationen aktualisieren. Anschließend kann eine Funktionsbestätigung zurückgesendet werden, um zu bestätigen, dass die Nachricht empfangen und technisch akzeptiert wurde. Anschließend wird dem Lieferanten ein Zahlungsavis übermittelt, typischerweise wenn mehrere Rechnungen gesammelt und in einer Zahlung beglichen werden.
Die folgende Abbildung zeigt die Rolle einer EDIFACT-REMADV-Nachricht und welche anderen Nachrichtentypen in einem Einzelhandelsszenario verwendet werden:
Das EDI-Zahlungsavis kann im Rahmen der so genannten Zehn-Tage-Rechnungen erforderlich sein. Dabei stellt ein Lieferant Rechnungen für eine größere Anzahl von Lieferscheinen gleichzeitig aus (in der Regel für etwa zehn Tage und verschiedene Einkaufsorte - zum Beispiel Einzelhandelsgeschäfte), die dann in einem Zug beglichen werden.
Die folgende Abbildung zeigt eine EDIFACT-REMADV-Nachricht und welche anderen Nachrichtentypen in einem Automobilszenario verwendet werden:
Was sind die Entsprechungen von EDIFACT REMADV in anderen EDI-Standardformaten?
EDIFACT ist der derzeitige von der UNO vorgeschlagene Standard, der in ganz Europa und in den meisten Teilen Asiens verwendet wird. UN/EDIFACT verwendet ein einziges REMADV-Dokument zur Angabe aller Rechnungen, die in einer einzigen Zahlung beglichen werden. Bei Verwendung des ANSI X12-Standards, der vor allem in Nordamerika verwendet wird, würde der 820 (Zahlungsauftrag (EFT)) gesendet werden. TRADACOMS ist ein Standard im britischen Einzelhandel, wo das Äquivalent SRMHDR genannt wird.
Typische Fehler bei der Verwendung der EDIFACT-REMADV-Nachricht
Falsche oder unbekannte Stammdaten können zu Problemen führen. Wenn Sie Referenzen senden, die der Lieferant nicht kennt oder versteht, wird die REMADV-Nachricht möglicherweise nicht akzeptiert. Zum Beispiel
- Die Rechnungsnummern stimmen im ERP-System des Lieferanten nicht überein
- Skonti werden ohne vorherige Vereinbarung angewendet
Vorteile der EDIFACT-REMADV-Nachricht
Durch die Verwendung von EDI zur Übermittlung anstehender Zahlungsdaten können viele Vorteile erzielt werden
- Ermöglicht das Sammeln mehrerer Rechnungen und deren Begleichung mit einer Zahlung
- Kostenreduzierung, da die bisher manuelle Abrechnung für jede Rechnung optimiert und automatisiert werden kann
- Die Lieferanten wissen, wann genau sie welche Zahlung erhalten und können so ihre finanzielle Situation besser planen und kontrollieren
- Ein REMADV ermöglicht es Lieferanten, Zahlungsfehler frühzeitig und automatisch zu erkennen. Dadurch wird der Cashflow stabilisiert
- Bessere Lieferantenbewertung bei Großkunden mit hohem Lieferaufkommen
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