SEEBURGER: ANSI-X12-EDI-855-Nachricht: Gebrauch, Standards, Vorteile

Die ANSI X12 EDI 855 Purchase Order Acknowledgment bzw. Bestellbestätigung ist eine Nachricht, mit der ein Verkäufer bestätigt, dass er eine Bestellung (ANSI-X12-850-Nachricht) oder eine Bestelländerung (ANSI-X12-860-Nachricht) erhalten hat. Neben der Bestätigung, dass die Nachricht empfangen und verstanden wurde, teilt sie dem Käufer auch mit, ob sie angenommen oder abgelehnt wurde. Die 855-Nachricht kann auch über etwaige Änderungen berichten, die vorgenommen wurden, um sicherzustellen, dass der Großteil der Bestellung erfolgreich abgewickelt wurde. Sie folgt dem EDI-Nachrichtenstandard ANSI X12 und ist ein wichtiger Nachrichtentyp für den elektronischen Einkaufsprozess im Einzelhandel und in der Fertigungsindustrie.

Eine EDI-855-Bestellungsbestätigung wird erzeugt, sobald eine zuvor gesendete 850-Bestellung oder 860-Bestellungsänderung eingegangen ist. Die EDI-855-Nachricht wird vom Verkäufer gesendet, um den Erhalt der Datei und die Kenntnisnahme ihres Inhalts zu bestätigen. Diese Nachricht kann bestätigen, dass der Verkäufer alle in der Bestellung geforderten Artikel liefern kann, Ergänzungen oder Änderungen zu einer oder mehreren Einzelanfragen vorschlagen oder Teile (oder alle), die nicht geliefert werden können, zusammen mit den Gründen dafür hervorheben.

Diese Nachrichten werden in der Regel über das ERP-System des Verkäufers generiert und in ein ERP-spezifisches Datenformat exportiert, z. B. in ein SAP IDoc. Die Daten werden dann von diesem internen Format über die EDI-Lösung des Kunden in dessen eigene Struktur konvertiert. Sobald der Kunde die Daten erhalten hat, kann er die Rückmeldungen einsehen, die ihm bei seiner Planung und seinen Zeitplänen helfen.

Die ANSI-X12-855-Bestellbestätigung kann eine Vielzahl von Informationen enthalten und in verschiedenen Szenarien sehr unterschiedlich aussehen. Von der Annahme der gesamten Bestellung ohne Änderungen bis hin zur Änderung der spezifischen Menge und des Datums jeder einzelnen Position kann der Inhalt sehr unterschiedlich sein.

Eine typische 855-Nachricht umfasst:

Nachricht des Funktionscodes, der die Annahme, Teilannahme oder Ablehnung angibt
Bestellnummern und Codes
Datum der geplanten Lieferung
Spezifische Angaben zu Artikeln oder Waren, die nicht vollständig geliefert werden können, sowie Änderungsvorschläge
Gründe für die Ablehnung
Informationen zu Transport und Lieferschema

ISA*01* *00* *ZZ*SENDER *12*RECEIVER *231014*1719*U*00401*000000001*0*P*>~
GS*PR*APP SENDER*APP RECEIVER*20231014*1719*0001*X*004010~
ST*855*1001~
BAK*00*AC*ABC123*20231014*****20231015~
N1*ST*SEEBURGER AG*UL*4019315000007~
PO1*1*10*CA*72.95*CT*UK*12345678~
ACK*IA*10*CA****UK*12345678~
PO1*2*25*BX*15.75*CT*UK*23456789~
ACK*IA*25*BX****UK*23456789~
CTT*2~
SE*9*1001~
GE*1*0001~
IEA*1*000000001~

Wenn der potenzielle Käufer eine 855-Bestellbestätigung erhält, die wiederum auf der Grundlage einer zuvor erstellten 850-Bestellung oder 860-Bestelländerung generiert wurde, prüft sein EDI-System die Datei anhand der Spezifikation und aktualisiert das ERP-System des Käufers mit den akzeptierten oder geänderten Bestelldaten.

ANSI-X12-EDI-855-Beispiel im EDI-Workflow

Im Rahmen von EDI werden Nachrichten zwischen den Geschäftspartnern in einer typischen Abfolge von Dateien ausgetauscht, die von der jeweiligen Branche abhängt, in der sie arbeiten. In einem Workflow für den Einzelhandel wird die Rolle einer ANSI-X12-EDI-855-Nachricht entweder nach einer 850-Bestellung oder 860-Änderung-der-Bestellung angezeigt. Das folgende Beispiel zeigt einen Standard-Workflow für den Einzelhandel, wobei hervorgehoben wird, wann die 855-Bestellbestätigung und andere Standardnachrichten erzeugt und gesendet werden:

ANSI X12 855 — Typisches Workflow-Beispiel aus dem Einzelhandel

Innerhalb des in Europa und Asien weit verbreiteten EDIFACT-Formats würde anstelle einer 855 eine ORDRSP (Order Response) gesendet werden. Wenn das Unternehmen TRADACOMS als Format verwendet, müsste es eine ACKHDR, eine Acknowledgement-Nachricht, senden.

Sofortige Bestätigung oder Ablehnung von zuvor gesendeten Aufträgen

Vermeidung der manuellen Dateneingabe, was sowohl Zeit als auch Kosten spart

Die Daten können automatisch empfangen werden, was alle zukünftigen Bestellungen und die Planung der Lieferung unterstützt

Vorgeschlagene Änderungen an Bestellungen können vorgenommen werden

Rückmeldung über eine vollständige oder teilweise Lieferung eines oder mehrerer Aufträge

Bessere Lieferantenbewertung durch weniger Fehler

Kostenreduzierung durch effizienteren Handel

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